Как оцифровываются архивные документы

В последние десятилетия особое значение придается внедрению современных информационных технологий во многие сферы жизни общества. Архивное дело не стало исключением. Сегодня его невозможно представить без использования компьютерной техники и специализированного программного обеспечения. Одним из перспективных направлений нашей деятельности с точки зрения новых технологий является оцифровка документов архивного фонда для создания их электронных копий. Это процесс перевода документов из традиционной (бумажной) формы в электронный (цифровой) вид с помощью специальных технических средств (вместо термина «оцифровка» иногда употребляют схожее понятие — сканирование).

Он служит решению сразу нескольких задач: наведению порядка в фондовом учете, упрощению поиска документов, снижению нагрузки и времени при отработке запросов пользователей, сохранению ветхих оригиналов, переходу к предоставлению архивных услуг в электронном виде. В примерный перечень оборудования и программного обеспечения входят: сканирующее, компьютерное, серверное оборудование, носители информации (модули памяти), печатающее устройство и программное обеспечение. Все перечисленное должно быть смонтировано в единый аппаратно-программный комплекс создания и хранения электронных копий архивных документов.

В нашем районе работы по переводу архивных документов в электронный вид начались в 2018 году с приобретения визуализатора VIAR-40S. На нем ежегодно оцифровывается документы, отобранные по степени важности. Как показала практика, настройка оборудования, необходимость в режиме реального времени отслеживать качество оригиналов и получаемых электронных образов требует определенной сноровки. За последние годы в муниципальном архиве отсканированы около двухсот книг – единиц хранения. Но все равно это лишь малая часть всего объема хранящихся ценных документов. Предстоит длительная работа по сохранению истории района в нормативно-правовых актах и использованию при этом новых цифровых технологий.

Флорида Шакирова, заведующая архивным сектором администрации района.